De kracht van Mployee is de flexibiliteit van onze oplossing

Naar welke branche je ook kijkt, het personeelstekort is groter dan ooit. Waar zijn al die goede, gekwalificeerde en ervaren werknemers opeens gebleven? En belangrijker nog: hoe kun je dat schaarse potentieel aan je binden als organisatie? In deze ‘war for talent’ moet een werkgever of bemiddelaar snel en efficiënt handelen bij het vinden en binden van je talenten.

#1: Weet welke ondersteuning je nodig hebt

Een ontzettende open deur, maar vergeet deze stap niet: denk na over welke processen je ondersteund moet hebben. Zijn dat je huidige processen? Of moet je rekening houden met toekomstige groei?

Kies een partner die kan meeschalen met jouw ambitieuze bedrijfsplannen, zoals uitbreiding naar het buitenland. Wat je nu met tien consultants doet in één land, zou over een paar jaar wel eens veertig consultants in vier landen kunnen zijn.

Denk ook goed na over welke handmatige processen in de toekomst moeten worden geautomatiseerd. Een handeling zoals het versturen van een email bij een onboarding gaat prima handmatig bij een klein aantal werkenden, maar bij groei worden dit soort handelingen te tijdrovend.

#2: Kies voor een volledig geïntegreerde oplossing

Een gefragmenteerd applicatielandschap helpt niet bij een transparante en consistent werkende oplossing. Ze hebben een andere gebruikservaring, gebruikers moeten meer verschillende dingen leren en het is niet altijd mogelijk om ze te koppelen. Het dupliceren van data leidt vaak tot vervuiling in de verschillende systemen.

#3: Zorg voor een volledig overzicht over kandidaat en klant

Een geïntegreerde oplossing zorgt voor een eenduidige werkwijze: je hoeft alle informatie maar één keer vast te leggen, zodat je gemakkelijk rapporten en dashboards voor je kpi’s kan maken. Door een duidelijk overzicht in de stand van zaken kun je direct reageren, waardoor je net die ene kandidaat wél voor je kan winnen en hem of haar snel kan inzetten bij een klant.

#4: Verzeker jezelf van een zorgvuldig selectieproces

Vast wel herkenbaar: een applicatie aangeschaft, maar kort na oplevering en ingebruikname blijkt toch dat een bepaalde functionaliteit mist of dat het systeem net niet voldoet. Maar nog een keer zo’n selectieproces in...? Liever niet! Zorg er dus voor dat je de selectie goed en zorgvuldig voorbereidt en uitvoert, want op een tijdrovende en kostbare teleurstelling zit niemand te wachten. Een compleet selectieproces kent een aantal fases:

• Voorbereiding: breng in kaart welke processen ondersteund moeten worden. Gebruik hiervoor zogenaamde ‘journeys’ vanuit verschillende invalshoeken (klant, kandidaat, recruiter, consultant, backoffice) om een volledig beeld te krijgen van de benodigde functionaliteit;
• Voorselectie: maak een shortlist van softwareleveranciers die de beschreven processen potentieel zouden kunnen ondersteunen;
• RFI: verstuur naar de leveranciers de ‘RFI’ (Request for Information) om te onderzoeken of en hoe ze de benodigde oplossing kunnen bieden;
• Contract: met de leverancier van je keuze start je het proces om met elkaar tot een goed voorstel te komen.

#5: Kies voor de juiste integraties

Het systeem hoeft niet alle processen te vervangen die je hebt. Als bijvoorbeeld je financiële proces gewoon goed in elkaar zit, toekomstbestendig is en niet vervangen hoeft te worden, doe dat dan ook niet. Maar zorg er wel voor dat je dataverlies voorkomt bij de migratie naar een nieuw platform. Voorkom handmatige handelingen voor het overzetten en van data. Streef naar geautomatiseerde koppelingen die data continu synchroniseren. Neem de gewenste koppelingen in detail op in de wensen en eisen tijdens je selectieproces.

#6: Ga voor security boven alles

Het minst ‘sexy’ maar oh zo belangrijk: streef naar de beste beveiliging. Het gaat bij uitzend- en detacheringsbureaus in de kern altijd om persoonsgegevens en die wil je onder geen beding aan risico’s blootstellen. Verzeker je dus van een softwareleverancier die een goede security kan garanderen en ook daarvan bewijs kan leveren, zoals een ISO 27001 certificaat.

#7: ‘Go for Cloud’

Je gaat anno 2022 toch niet meer zelf je software hosten? Je bent dan verantwoordelijk voor het beheer van infrastructuur en softwareapplicaties, het uitvoeren van updates en het implementeren van alle veiligheidsmaatregelen. Dat kost waardevolle tijd en moeite die je beter in je kernprocessen kan steken. Kies dus voor een partner die software in de cloud biedt die alleen nog geconfigureerd hoeft te worden. De investering wordt hiermee over het algemeen ook verdeeld over de jaren van gebruik.